1、《內(nèi)部控制手冊》
《內(nèi)部控制手冊》是單位內(nèi)控體系的基礎和核心,目前絕大多數(shù)單位都沒有建立符合內(nèi)控規(guī)范要求的內(nèi)控手冊,因此,內(nèi)控體系建設的第一步,也是最重要的一步,就是著手設計和編寫這個手冊。
內(nèi)部控制是一個系統(tǒng)、科學的管理體系,融合了組織管理、人力資源管理、風險管理、流程管理和信息化管理等多種管理體系,手冊要涵蓋內(nèi)部控制環(huán)境的分析和控制、六大業(yè)務各個業(yè)務流程環(huán)節(jié)的梳理、關鍵風險點的識別和描述、風險防控措施的制定等內(nèi)容,因此,完成手冊的設計和編寫工作,需要充分的時間精力和較高的專業(yè)技能做保證。以下是《內(nèi)部控制手冊》的目錄和基本結構:
內(nèi)控手冊單位層面的主要內(nèi)容是建立單位內(nèi)控建設的組織機構、建立議事決策機制、確定關鍵崗位和崗位人員的職責及日常管理要求、明確不相容崗位分離,并且還對會計體系和信息化系統(tǒng)的建設提出要求等等。單位層面是為業(yè)務層面的有效實施和信息化系統(tǒng)的落地,從機制和人員等方面提供有力的保障,沒有單位層面的土壤,就不會有業(yè)務層面和信息化系統(tǒng)的果實。
根據(jù)內(nèi)控規(guī)范對單位內(nèi)控初期階段建設的要求,《內(nèi)部控制手冊》核心的部分是六大業(yè)務流程的風險點識別和風險防控措施的制定?!秲?nèi)部控制手冊》業(yè)務層面的內(nèi)容如下:
(1)范圍:依據(jù)《內(nèi)控規(guī)范》和相關法律法規(guī)的要求,結合單位的實際情況,確定該項業(yè)務控制的范圍。比如:《會計法》中規(guī)定非稅收入不屬于單位的收入,但《內(nèi)控規(guī)范》第二十七條把非稅收入納入到了收支業(yè)務控制的范圍;有的單位沒有建設項目業(yè)務,有的單位沒有對外投資業(yè)務,這些情況,都需要結合單位的實際情況,按照《內(nèi)控規(guī)范》的要求,在手冊中做出靈活的、適合的處理。
(2)目標:風險管理是緊緊圍繞目標開展的管理活動,所以,每項業(yè)務的控制目標要明確,并且要根據(jù)國家政策的調(diào)整和單位職能、機構、的變化而做調(diào)整和改變。
(3)職責:確定該項業(yè)務的歸口管理部門;確定涉及到該項業(yè)務所有部門的職責,包括政府主管部門。
(4)不相容崗位分離表:不相容崗位分離是內(nèi)控的一個基本要求和原則,所以,每項業(yè)務涉及到哪些崗位,這些崗位不相容分離是如何處理的,都要在手冊做明確的規(guī)定和描述。
(5)分級授權和權利清單:2015年《指導意見》對單位內(nèi)控明確提出“分事行權、分崗設權、分級授權”的要求,所以,手冊中必須明確規(guī)定每項業(yè)務的各個審核審批環(huán)節(jié)是如何實現(xiàn)分級授權的。
(6)業(yè)務流程: 2016年的基礎性評價和2017年的內(nèi)控報告,都明確要求單位要按照規(guī)范的格式繪制單位的各項業(yè)務流程圖。先梳理流程,然后對有問題的流程進行調(diào)整和再造,最后還要按照流程管理要求的規(guī)范格式繪制流程圖,這是一項比較細致的、專業(yè)的管理工作。具體到單位,單位之間機構和崗位設置各有不同,同樣的業(yè)務,具體環(huán)節(jié)和內(nèi)容也會有差異,因此,流程梳理和流程再造必須在對單位充分調(diào)研的基礎上,按照內(nèi)控規(guī)范和相關法律法規(guī)文件的要求,創(chuàng)造性、個性化的完成。
(7)流程描述:對流程圖各個節(jié)點進行簡要的描述,并且標示出關鍵控制風險點。
(8)關鍵風險點:按照風險管理的方式和方法,詳細描述該項業(yè)務每個關鍵風險點的類別、等級、對內(nèi)控目標的影響和主責部門、崗位。
(9)防控措施:針對每個關鍵風險點,制定適合的控制措施,確定控制頻率、控制方法及相關記錄等內(nèi)容。
(10)相關制度和備查文件:與該項業(yè)務相對應的內(nèi)部控制管理制度,以及國家和地方主管部門下發(fā)的相關法律法規(guī)、文件,將《內(nèi)部控制手冊》、《內(nèi)部控制管理制度手冊》和國家法律法規(guī)文件串聯(lián)起來。